14.07.2022Przemysław ProlejkoW idealnym świecie, w którym idealni dostawcy usług EMS zatrudniają idealnych pracowników i stosują idealne procesy, maszyny i rozwiązania, idealny klient otrzymuje idealne wyroby zawsze na czas.
Jednak nie żyjemy i nie pracujemy w idealnym świecie - ten świat jest pełen problemów, zmęczonych pracowników i wadliwych części. Dlatego zadaniem kontraktowego dostawcy usług EMS jest identyfikowanie problemów oraz ryzyka i jak najszybsze ich usuwanie. A jedną z metod wspierających go w dążeniu do ideału jest analiza przyczyn źródłowych RCA oraz metoda 5 WHY, które doskonale sprawdzają się w przypadku montażu elektroniki.
Czym jest analiza przyczyn źródłowych?
Analiza przyczyn źródłowych (ang. Root Cause Analysis, RCA), to po prostu szukanie odpowiedzi na pytanie: dlaczego coś poszło źle lub może pójść źle? Innymi słowy analiza RCA pozwala zidentyfikować przyczyny występowania problemu lub ryzyka i go rozwiązać, albo uniknąć jego wystąpienia.
W analizie RCA wykorzystuje się rozmaite metody i narzędzia pozwalające określić przyczynę problemu, z których najbardziej popularne są metoda 5 WHY oraz diagram Ishikawy. Dobrze przeprowadzona analiza RCA umożliwia skuteczne zidentyfikowanie przyczyn źródłowych w oparciu o różne punkty widzenia różnych pracowników i jest, z tego względu, doskonałym narzędziem rozwiązywania problemów, ale także optymalizacji procesów i zapewnienia ich ciągłości.
Analiza RCA pozwala, na przykład, zrozumieć przyczyny opóźnień w dostawach konkretnego elementu. Bez ich poznania i usunięcia, problem będzie powtarzał się i dezorganizował pracę kontraktowego dostawcy usług EMS wpływając niekorzystnie na jego kontakty z klientami.
Jak działa analiza RCA?
RCA to kompleksowa analiza prowadząca od ogółu do szczegółu. Rozpoczyna się od zbadania charakteru problemu, a następnie przechodzi do przyczyn. Jednak przyczyny określone w pierwszym podejściu są często pozorne i prawdziwych powodów problemów należy szukać głębiej, biorąc czasami pod uwagę bardzo nieoczywiste rozwiązania.
Z tego względu analiza RCA potrafi jednorazowo zająć więcej czasu, niż proste usunięcie problemu. Jednak jego rozwiązanie sprawdza się w dłuższej perspektywie, ponieważ pozwala uniknąć ponownego wystąpienia kłopotów oraz stresu i kosztów związanych z np. przestojami produkcji wynikających z np. opóźnień w dostawach.
Jednym z narzędzi stosowanych do przeprowadzania analizy przyczyn źródłowych RCA, które pozwala ustalić prawdziwe przyczyny problemów, jest metoda 5WHY.
Metoda 5 WHY
Metoda 5 WHY polega, po prostu, na zadawaniu pytania DLACZEGO tyle razy, ile jest konieczne do przedarcia się przez wszystkie odpowiedzi pozorne i dotarcia do pierwotnej przyczyny problemu.
Metoda 5 WHY jest często używana podczas analizy i optymalizacji procesów, a także planowania działań. Jest często stosowana w połączeniu z innymi narzędziami analitycznymi, takimi jak diagram przyczyn i skutków, ale może być również używana niezależnie. 5 WHY jest najskuteczniejsza, gdy odpowiedzi pochodzą od osób, które mają praktyczne doświadczenie w badanym procesie i doskonale go znają oraz rozumieją.
Jak użyć metody 5 WHY?
Analizę rozpoczyna się od stworzenia zespołu. Metody 5 WHY nie należy stosować samemu, kiedy siedzi się przy biurku, ponieważ jej siła polega na zderzeniu unikalnych punktów widzenia na przyczyny problemu. Dlatego w skład zespołu powinny wchodzić osoby zaznajomione z konkretnym procesem, a także członkowie Działu Jakości, Utrzymania Ruchu oraz pracownicy z różnych zmian. Każdy członek zespołu musi mieć szansę na przedstawienie swojego punktu widzenia oraz zadanie ważnych pytań, ponieważ mogą one pomóc innym osobom dotrzeć do pierwotnej przyczyny kłopotów.
Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie problemu polegające na jasnym i zwięzłym określeniu przez zespół samego problemu, jak i jego zakresu. Jeśli zakres będzie zbyt wąski, znalezione rozwiązanie pozwoli wprowadzić niewielkie ulepszenia, gdy niezbędne są większe i szersze zmiany.
Z drugiej strony, zdefiniowanie zbyt szerokiego zakresu problemu może wydłużyć czas potrzebny na jego rozwiązanie i znalezienie rozwiązań. A nawet uniemożliwić uchwycenie sedna problemu i określenie przyczyn pierwotnych.
Dlatego jasne i zwięzłe zdefiniowanie problemu nie tylko ułatwia rozwiązanie problemu, ale pozwala oszczędzić sporo czasu.
A potem pozostaje pytać DLACZEGO (WHY) wystąpił problem. Odpowiedzi muszą być poparte faktami lub danymi, a nie reakcją emocjonalną i powinny koncentrować się na błędach procesowych lub systemowych.
Po pierwszym DLACZEGO zespół musi zadać sobie pytanie, czy zidentyfikowane przyczyny zostały usunięte i czy problem nadal występuje. Jeśli odpowiedź brzmi "tak", należy przejść do drugiego DLACZEGO, a następnie trzeciego, czwartego, piątego i kolejnego. Do momentu, aż odpowiedź brzmi "nie".
W zależności od natury problemu pytań DLACZEGO może być pięć, ale może być ich także mniej lub więcej - po prostu tyle, ile jest niezbędne, dotrzeć do pierwotnej przyczyny problemu, która pozwoli wdrożyć działania naprawcze.
Zalety metody 5 WHY
Metoda 5 WHY jest bez wątpienia opartym na faktach i ustrukturyzowanym podejściem do identyfikowania i naprawy problemów. Podejściem, które po wyciągnięciu poprawnych wniosków i znalezieniu rozwiązania pozwala trwale wyeliminować podstawową przyczynę problemu.
Z tego względu najważniejszą zaletą metody 5 WHY jest możliwość ulepszenia procesu produkcji dzięki wnioskom wyciągniętym z odpowiedzi na zadanie pytania.
Ponadto prawidłowe wdrożenie tej metody w EMS pokazuje, że pracownicy potrafią radzić sobie w trudnych sytuacjach isą w stanie znaleźć rozwiązanie problemu
Wady metody 5 WHY
Metoda 5 WHY może być nieco kłopotliwa dla osób początkujących, które mogą mieć problemy z zadawaniem odpowiednich pytań oraz wyciąganiem poprawnych wniosków. Trudność może sprawiać także moment zakończenia analizy, ponieważ trzeba wiedzieć, kiedy skończyć pytać DLACZEGO.
Ponadto czasami odpowiadając na pytania można zgubić główny wątek, a zamiast tego odkryć nowe problemy. Dlatego tak ważne jest odpowiednie określenie zakresu problemu i skupienie się na nim.
Należy też pamiętać, że jeśli problemem jest błąd ludzki, nie zawsze można znaleźć działające rozwiązanie. Co prawda można stosować np. metodę zapobiegania nieumyślnym błędom Poka Yoke (mistake proofing), czyli kolokwialnie mówiąc wprowadzać procedury "odporności na głupotę" i minimalizować wpływ pomyłek. Jednak metodę 5WHY najlepiej jest stosować w odniesieniu do parku maszyn i procesów, ponieważ w ich przypadku łatwo jest usunąć problem.
To co najważniejsze i co warto zapamiętać, to fakt, że analiza RCA i metoda 5 WHY pozwalają rozwiązywać realne problemy w procesie produkcji, a czasami nawet ich uniknąć i dlatego kontraktowy dostawca usług EMS powinien z nich regularnie korzystać.
