5 Elemente, die Sie in Ihre RFQ an einen Auftragsfertiger aufnehmen sollten

Die bewusste Auswahl eines EMS-Dienstleisters ist ein mehrstufiges Unterfangen - von der anfänglichen Erkundung des Marktes für die Elektronik-Auftragsfertigung über einzelne Phasen der Anfrage und Gespräche, über das Angebot bis hin zur endgültigen Vertragsunterzeichnung. Es ist wichtig, vor der Unterbreitung des Angebots zu prüfen, ob die Unternehmen hinsichtlich ihrer Geschäftstätigkeit, Größe, Kultur und Organisation zusammenpassen. Dadurch kann mit hoher Wahrscheinlichkeit festgestellt werden, ob die Zusammenarbeit mit einem bestimmten Geschäftspartner Potenzial hat. Eine solche ganzheitliche Herangehensweise an das Eingehen gemeinsamer Verpflichtungen spart beiden Parteien Zeit.

Die Erstellung eines Produktionsangebots selbst nimmt einige Zeit in Anspruch, so dass es ratsam ist, im Vorfeld ausreichend umfassende Informationen zu sammeln, um sich auf die Einholung von Preisangeboten von einer ausgewählten Gruppe von Dienstleistern zu konzentrieren. Das RFQ-Dokument (Request for Quotation) selbst, das wir zur Ermittlung des Produktionspreises versenden, sollte ebenso durchdacht sein wie die Auswahl seiner Empfänger. Damit soll sichergestellt werden, dass die anschließende Elektronik-Auftragsfertigung ohne größere Störungen abläuft.

Was ist eine RFQ?

Die Angebotsanfrage (engl. Request For Quotation, RFQ) ist ein sehr präzises Dokument, das vom Auftraggeber erstellt wird. Die RFQ umfasst detaillierte Spezifikationen, Mengenvorgaben sowie andere notwendige formale oder geschäftliche Bedingungen.

Ein Käufer, der eine Angebotsanfrage abgibt, sucht nicht nach Kreativität. Er erwartet, dass der Anbieter den Preis für eine bestimmte Dienstleistung angibt, z. B. die Auftragsfertigung von Elektronik, oder für Produkte auf Grundlage der auf dem Blatt aufgeführten Bedingungen.

Jedoch bevor Sie Ihre RFQ versenden...

...lernen Sie Ihren potenziellen EMS besser kennen. Was können Sie tun, um die Anbieter so umfassend wie möglich zu überprüfen?

Beginnen Sie nicht mit dem Versenden einer RFQ. Vergewissern Sie sich, dass Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung (engl. non-disclosure agreement, NDA) mit dem potenziellen Anbieter unterzeichnen, bevor Sie ihm Einzelheiten übermitteln. Obwohl sich die meisten Unternehmen der Bedeutung der Wahrung von Geschäftsgeheimnissen bewusst sind, erhöht die Unterzeichnung einer NDA die Gewissheit, dass alle von uns bereitgestellten Informationen vertraulich sind und nur in dem angegebenen Umfang verarbeitet werden.

Aus der Gruppe der RFX-Dokumente wäre es gut, eine Informationsanfrage (engl. request for information, RFI) an den Anbieter zu senden. RFI ist eine Reihe von Fragen zu dem Anbieter, seiner Produktion, Qualität, Zertifizierungen und anderen Informationen zu Prozessen oder Management. Die Kenntnis dieser Daten über den Anbieter sowie die Art und Weise, wie die Auftragsfertigung von Elektronik in seinem Unternehmen durchgeführt wird, erleichtert das weitere Vorgehen und ermöglicht bereits in dieser Phase die Feststellung, ob der Anbieter in Frage kommt und alle Anforderungen erfüllt.

Welche anderen Maßnahmen sind sinnvoll?

• Durchführung eines Audits, am besten ist hier ein Meeting beim Anbieter, um sich ein Bild von den Prozessen und direkt von der Elektronik-Auftragsfertigung zu machen;
• Durchführung einer „Fit“-Beurteilung - Überprüfung, ob die Unternehmen hinsichtlich ihrer Größe, Kultur und Arbeitsorganisation zusammenpassen; 
• Durchführung einer Beurteilung der Kompetenzen des Unternehmens, um festzustellen, ob diese unseren Bedürfnissen als Kunden entsprechen;
• Prüfung finanzieller Aspekte, wie:
  • Umsatz des Unternehmens,
  • Geschäftsgröße des Vorhabens – Wettbewerbsfähigkeit unserer Preise für den Kunden.

Was beinhaltet eine gut erstellte RFQ?

Kurz gefasst? Konkretes. Wir wissen, worauf wir achten müssen, welche Fragen wir ausgewählten Unternehmen stellen müssen, die unsere Anforderungen erfüllen.

1.    Detailbeschreibung des Produkts

Eine möglichst genaue Beschreibung Ihres Produkts anhand von Dokumenten, also woraus es bestehen und wodurch sich die Elektronik-Auftragsfertigung auszeichnen soll, ist der erste Schritt, um mit der Erstellung des RFQ-Dokumentenpakets zu beginnen. Was sollte das Dokumentenpaket enthalten?

• Konzept des Vorhabens - die Spezifikation und Merkmale des Produkts sollten ausreichend detailliert definiert und vorbereitet werden. Das Konzept sollte aus einem Textteil bestehen, der das Problem beschreibt, das unser Produkt lösen soll, und einem visuellen Teil, der u. a. Design und Farbgebung des Produkts, Anwendungsbeispiele und Produktnutzungsszenarien beschreibt.
• Spezifikation des Vorhabens - gibt Auskunft über die Größe und Form des Industrieentwurfs sowie über die Montageweise des Produkts. Daher sollten alle notwendigen Risse mit Beschreibungen in den folgenden Dateien dargestellt werden.
• BOM - Stückliste; Liste aller Komponenten.
• Gerber - eine Darstellung der Position aller Komponenten auf der Leiterplatte und ein Hinweis darauf, wie jede Leiterbahn mit den einzelnen Komponenten in den verschiedenen Schichten der Leiterplatte verbunden ist.
• Laminatspezifikation - der eingereichte Leiterplattenentwurf sollte auch Informationen über die Parameter des zu verwendenden Laminats enthalten. Der entsprechend gewählte Laminattyp sollte mit dem Verwendungszweck des fertigen Geräts kompatibel sein.
• Centroid-Datei (auch bekannt als „Pick and Place“ lub „XY Coordinate“) - enthält Informationen über die Anordnung der einzelnen Komponenten auf dem Leiterplattenlayout, u. a. die xy-Position, Drehung, Ebene, Referenzmarke und Wert (Paket).
• Verpackungsanforderungen - die bei der Leiterplattenbestückung verwendeten Materialien, die z. B. gegenüber Feuchtigkeit oder elektrostatischen Entladungen empfindlich sind, erfordern auch außerhalb der Fertigungshalle geschützte Bedingungen, weshalb der Auftragnehmer auch über die Verpackungsanforderungen informiert werden sollte.
• Montagezeichnungen - wenn Sie zusätzlich zur Leiterplattenbestückung eine Komplettleistung einschließlich Endmontage wünschen. Achten Sie besonders darauf, ob der Montageprozess charakteristische Prozesse umfasst - falls ja, geben Sie diese an.
• Individuelle Qualitätskriterien - je nach Verwendungszweck des Produkts sollte auch die entsprechende IPC-Klasse angegeben werden. Dies gilt insbesondere für die Fertigung in den Klassen 2 und 3, da sie höhere Standards erfordern. 
• Anforderungen an die Sichtprüfung - Angabe des Bedarfs in diesem Bereich sowohl in den einzelnen Fertigungsschritten, z. B. durch den Einsatz von AXI- oder SPI-Prüfsystemen, als auch bei der Endmontage.
• Produkttests - um sicherzustellen, dass das Produkt wie erwartet funktioniert, müssen die Testanforderungen klar definiert werden. Es sollte angegeben werden, ob das Produkt während der Montage grundlegende Prüfverfahren durchlaufen soll oder ob es spezielle Lösungen erfordert.
   

2.    Informationen zum geplanten Volumen

Die Festlegung des Umfangs Ihres Montagebedarfs ermöglicht einen messbaren quantitativen Vergleich des Potenzials der ausgewählten Anbieter. Diese praktischen Informationen helfen, unnötige Stillstandszeiten zu vermeiden. Ein solcher Parameter kann auch vom EMS-Anbieter für den Kostenvoranschlag verlangt werden, daher sollte die RFQ-Dokumentation auch Daten enthalten über die prognostizierten:

• jährlichen Stückzahlen des Produkts,
• Produktionschargen - monatlich/jährlich.

Die Wirtschaftlichkeitsberechnung sollte in diesem Fall vielschichtig erfolgen und z. B. die Mindestbestellmenge (engl. Minimum Order Quantity, MOQ) oder die Mindestproduktionsmenge in einer Produktionscharge (engl. Minimum Production Quantity, MPQ) umfassen, die für verschiedene in einer EMS-Fabrik hergestellte Produkte unterschiedlich sein kann. Zur Produktion gehört auch die Logistik der Fertigware, so dass neben der wirtschaftlichen Kalkulation des Produkts selbst auch die mit dem Anbieter vereinbarte Mindestversandmenge (engl. Minimum Shipment Quantity, MSQ) berechnet werden muss.

Es ist daher sinnvoll, die Grundlage für die Preisgestaltung klar zu definieren - für welche Mengen der EMS einen Preis für seine Dienstleistungen anbieten soll. 

3.    Zielpreis (Target Price)

Wenn sich die RFQ-Dokumentation auf ein von Ihnen bereits angebotenes Produkt bezieht und Sie die Produktion wieder aufnehmen oder einfach einen anderen Anbieter mit der SMT-Montage beauftragen möchten, lohnt es sich, den neuen potenziellen Auftragnehmer über diese Tatsache und den Preis zu informieren.

Dadurch kann der Elektronik-Auftragsfertiger auf die bisherige Preiskalkulation zurückgreifen - so wird er unsere Erwartungen kennenlernen und zumindest teilweise das Angebot an die aktuellen Marktpreise von Materialien und Technologien aktualisieren können.

4.    Festlegung des Produktionsplans

Die Auftragsfertigung von Elektronik funktioniert am besten, wenn wir nach einem Plan vorgehen, in dem auch ein Zeitplan enthalten ist, der den Fertigungszeitrahmen vorgibt. So können Sie gemeinsam mit dem Anbieter die Aufrechterhaltung der Produktionskontinuität realistisch einschätzen – von der Festlegung des Zeitpunkts, in dem Sie die erste Produktionscharge erhalten möchten, bis hin zu nachfolgenden Lieferintervallen des Fertigprodukts.

Derzeit entstehen die meisten Probleme auf dem Elektronikmarkt durch die Verfügbarkeit von Materialien, was eine „spontane“ oder „impulsive“ Planung der Elektronik-Auftragsfertigung erschwert. Derzeit ändern sich die Marktpreise praktisch täglich, so dass die Planung der SMT-Montage zu einem festgelegten Termin es Ihnen ermöglicht, die aktuellen Schwankungen der Materialkosten über einen bestimmten Zeitraum zu analysieren und das beste Angebot zu wählen.

Die Vorbereitung umfassender Antworten auf die Fragen aus dem RFQ-Dokument, einschließlich der Angebotserstellung durch den Anbieter, kann bis zu 4 Wochen dauern. Dieser Zeitrahmen ist nicht auf die Trägheit des potenziellen Lieferanten zurückzuführen - ein guter Elektronik-Auftragsfertiger sendet Anfragen an seine Zulieferer, um die bestmöglichen Preise zu erhalten, die für uns wettbewerbsfähig sein werden. Wenn ein potenzieller EMS innerhalb weniger Tage ein Angebot liefert, bedeutet dies in der Regel, dass er seine Schätzung auf freie Marktpreise beschränkt hat, die viel ungenauer sind. Es ist zu bedenken, dass die endgültige Anpassung des Preises an die Marktbedingungen in dieser Situation das Risiko birgt, dass das Produkt auf dem Markt nicht wettbewerbsfähig sein wird.