5 elementów, które powinieneś zawrzeć w swoim RFQ do kontraktowego producenta

Świadomy wybór dostawcy usług EMS stanowi kilkuetapowe przedsięwzięcie - od wczesnego researchu na rynku usług kontraktowej produkcji elektroniki, przez poszczególne etapy zapytań oraz rozmów, przez kwotację, po ostateczne podpisanie umowy. Ważne jest, aby przed kwotacją sprawdzić, czy firmy pasują do siebie biznesowo, wielkościowo oraz pod względem kultury i organizacji. Dzięki temu z dużym prawdopodobieństwem można określić, czy współpraca z danym kontrahentem ma potencjał. Tak holistyczne podejście do zawierania wspólnych zobowiązań oszczędza czas obu zainteresowanych stron.

Sama kwotacja produkcji zajmuje nieco czasu, dlatego warto wcześniej zebrać odpowiednio obszerne informacje, aby skupić się na pozyskaniu wyceny od wyselekcjonowanego grona usługobiorców. Sam dokument RFQ (Request for Quotation), który przesyłamy, by sprawdzić cenę produkcji, powinien być równie przemyślany, co dobór jego odbiorców. Dzięki temu późniejsza kontraktowa produkcja elektroniki powinna przebiegać bez większych zakłóceń.

Czym jest RFQ?

Zapytanie o ofertę (ang. Request For Quotation, RFQ) jest bardzo precyzyjnym dokumentem przygotowywanym przez zamawiającego. RFQ zawiera szczegółowe specyfikacje, wymagania ilościowe, jak również inne konieczne warunki formalne lub biznesowe.

Kupiec wykorzystujący prośbę o ofertę nie szuka kreatywności. Oczekuje, iż dostawca wyceni konkretną usługę, jak kontraktowa produkcja elektroniki, lub produkty na podstawie wypunktowanych w arkuszu warunków.

Zanim jednak prześlesz RFQ...

...poznaj swojego potencjalnego EMS`a lepiej. Co możesz zrobić, by jak najszerzej zweryfikować dostawców?

Nie zaczynaj od przesyłania RFQ. Przed przesłaniem jakichkolwiek szczegółów zadbaj o podpisanie umowy o zachowaniu poufności (ang. non-disclosure agreement, NDA) z potencjalnym dostawcą. Mimo iż większość firm zdaje sobie sprawę z wagi zachowania tajemnicy handlowej, podpisanie NDA zwiększa poczucie pewności, że wszystkie przekazane przez nas informacje będą poufne i będą przetwarzane wyłącznie we wskazanym zakresie.

Z grupy dokumentów RFX dobrze byłoby wysłać do dostawcy prośbę o informację (ang. request for information, RFI). RFI stanowi zbiór pytań dotyczących dostawcy, jego produkcji, jakości, certyfikatów, i innych informacji o procesach czy zarządzaniu. Zapoznanie się z tymi danymi na temat kontraktora i tego, jak w jego przedsiębiorstwie prowadzona jest kontraktowa produkcja elektroniki, ułatwi dalsze działania i pozwoli stwierdzić już na tym etapie, czy dostawca jest potencjalny i spełnia wszystkie wymogi.

Jakie jeszcze działania warto podjąć?

• przeprowadzić audyt, najlepiej w tym celu spotkać się u dostawcy, by zobaczyć jak wyglądają procesy oraz bezpośrednio kontraktowa produkcja elektroniki;
• przeprowadzić ocenę „fit” – sprawdzić, czy firmy pasują do siebie pod względem wielkości oraz kultury i organizacji pracy; 
• przeprowadzić ocenę kompetencji danej firmy, czy pasują do naszych potrzeb, jako Klienta;
• sprawdzić aspekty finansowe, takie jak:
  • obrót firmy,
  • wielkość biznesowa projektu – konkurencyjność naszych cen dla Klienta.

Co zawiera dobrze zrobiony RFQ?

W skrócie? Konkrety. Wiemy, na co zwrócić uwagę, jakie zadać pytania wyselekcjonowanym firmom, które spełniają nasze wymagania.

1.    Szczegółowy opis produktu

Maksymalnie dokładne opisanie swojego produktu, a w zasadzie tego, co ma się składać i czym ma się charakteryzować kontraktowa produkcja elektroniki, za pomocą dokumentów jest pierwszym krokiem do rozpoczęcia przygotowania pakietu dokumentów RFQ. Co powinno się składać na pakiet dokumentacji?

• Koncepcja projektu - specyfikacja i cechy produktu powinny być odpowiednio szczegółowo zdefiniowane i przygotowane. Koncepcja powinna składać się z części tekstowej, opisującej jaki problem ma rozwiązać nasz produkt, i wizualnej, opisującej min. design i kolorystykę produktu, przykłady opisujące przypadki użycia i scenariusze użytkowania produktu.
• Specyfikacja projektu  - pozwala poznać wymiary oraz kształt projektu przemysłowego, a także oraz sposób montażu produktu. Dlatego wszelkie niezbędne rzuty wraz z opisami powinny być przedstawione w kolejnych plikach.
• BOM – zestawienie materiałowe; lista wszystkich komponentów.
• Gerbery – przedstawienie położenia wszystkich komponentów na płytce drukowanej oraz wskazanie, jak każdy ślad łączy się z poszczególnymi komponentami, w różnych warstwach PCB.
• Specyfikacja laminatu - przesłany projekt obwodów drukowanych winien zawierać także informację o parametrach planowanego w użyciu laminatu. Odpowiednio dobrany typ laminatu powinien zgodny z przeznaczeniem gotowego urządzenia.
• Plik Centroid (inaczej plik „Pick and Place” lub „XY Coordinate”) - zawiera informacje o tym, o rozmieszczeniu poszczególnych komponentów na planie płytki drukowanej, min. pozycja xy, obrót, warstwa, znacznik odniesienia i wartość (pakiet).
• Wymagania dotyczące pakowania - wrażliwe min. na wilgoć lub wyładowania elektrostatyczne materiały używane w procesie montażu płytek drukowanych wymagają warunków ochronnych również poza halą produkcyjną, dlatego powinno się przekazać kontraktorowi także wymogi dotyczące pakowania.
• Rysunki montowania – jeśli poza montażem PCBA, chcesz uzyskać kompleksową usługę, obejmującą również montaż finalny. Zwróć szczególną uwagę, czy w procesie montażu znajdują się charakterystyczne procesy - jeśli tak, wskaż jakie.
• Indywidualne kryteria jakości  - w zależności od końcowego przeznaczenia produktu, należy podać również odpowiednią klasę IPC. Szczególnie dla produkcji w klasie 2 oraz 3, gdyż wymagają one zachowania wyższych standardów. 
• Wymagania dotyczące inspekcji wizualnej – wskazanie potrzeb w tym zakresie zarówno na poszczególnych etapach produkcji, np. poprzez zastosowanie systemów kontroli AXI lub SPI, jak również podczas montażu finalnego.
• Testy produktu - by upewnić się, że produkt spełnia oczekiwania - działa, konieczne jest jasne zdefiniowanie wymagań dotyczących testów. Należy wskazać czy produkt ma przejść podstawowe formy weryfikacji podczas montażu, czy też będzie wymagał dedykowanych rozwiązań.

2.    Informacje na temat planowanego wolumenu

Określenie wielkości swojego zapotrzebowania na montaż, pozwoli na ilościowe porównanie potencjału wybranych dostawców w sposób mierzalny. Te praktyczne informacje pozwolą uniknąć niepotrzebnych przestojów. Taki parametr może być również wymagany przez dostawcę EMS w wycenie, dlatego dokumentacja RFQ powinna zawierać również dane o prognozowanych:

• liczbie sztuk produktu rocznie,
• seriach produkcyjnych - miesięczne/roczne.

Kalkulacja ekonomiczna w takim przypadku powinna odbyć się wieloaspektowo, obejmując takie zagadnienia jak minimalna ilość zamówienia (ang. Minimum Order Quantity, MOQ) czy minimalna ilość produkowana w jednej partii produkcyjnej (ang. Minimum Production Quantity, MPQ), która może być różna dla różnych produktów produkowanych w fabryce EMSa. Produkcja to także logistyka gotowego towaru, więc poza kalkulacją ekonomiczną samego produktu należy również dokonać obliczeń dla minimalnej ilości wysyłkowej, ustalonej z dostawcą (ang. Minimum Shipment Quantity, MSQ).

Dlatego też warto jasno określić podstawę wyceny - dla jakich ilości EMS ma podać cenę swoich usług. 

3.    Cena docelowa (Target Price)

Jeśli dokumentacja RFQ dotyczy już wcześniej oferowanego przez nas produktu - wznawiasz jego produkcję lub po prostu chcesz powierzyć montaż SMT innemu kontrahentowi, warto przekazać informację o takim fakcie oraz cenę nowym potencjalnym wykonawcom.

Dzięki temu kontraktowy producent elektroniki będzie mógł odnieść się do dotychczasowej wyceny - pozwoli to poznać nasze oczekiwania, a także, przynajmniej w części przypadków, pozwoli na zaktualizowanie wyceny do aktualnych cen materiałów oraz technologii na rynku.

4.    Określenie harmonogramu produkcji

Kontraktowa produkcja elektroniki najlepiej się sprawdza, gdy działamy zgodnie z planem, który obejmuje również harmonogram nadający ramy czasowe produkcji ma wiele zalet. Pozwoli wspólnie z dostawcą realnie ustalić zachowanie płynności produkcji - od ustalenia czasu, w którym chciałbyś otrzymać pierwszą partię produkcyjną, po kolejne interwały dostaw gotowego produktu.

Aktualnie najwięcej problemów na rynku elektronicznym generuje dostępność materiałów, która utrudnia “spontaniczne” lub “impulsywne” planowanie produkcji kontraktowej elektroniki. Aktualnie ceny na rynku zmieniają się praktycznie codziennie, więc planowanie przeprowadzenia montażu SMT w konkretnym terminie pozwala na analizę bieżących wahań kosztów materiałów w danym okresie czasu oraz wybór najlepszej oferty.

Przygotowanie wyczerpujących odpowiedzi na kwestie zawarte w dokumencie RFQ, w tym samo zrobienie kwotacji przez dostawcę, może trwać nawet do 4 tygodni. Termin ten nie wynika z opieszałości potencjalnego dostawcy - dobry kontraktowy dostawca elektroniki wysyła zapytania do dostawców, by otrzymać jak najlepsze ceny, które będą dla nas konkurencyjne. Jeśli potencjalny EMS dostarcza kwotacje w ciągu kilku dni, zazwyczaj oznacza to, że w szacunkach ograniczył się do cen sprawdzonych na wolnym rynku, które są o wiele mniej precyzyjne. Należy brać pod uwagę, że ostateczne ustalenie ceny do warunków rynkowych w takiej sytuacji łączy się z ryzykiem, że produkt nie będzie konkurencyjny na rynku.