W jaki sposób kontraktowy producent elektroniki zapewnia zarządzanie ciągłością działania?

Zarządzanie przedsiębiorstwem to nie tylko sprawna i płynna praca całego organizmu firmowego na co dzień. To także umiejętność dokonywania analiz i planowania rozwiązań, które pozwolą na nieprzerwane działanie oraz realizację swoich zobowiązań w razie wystąpienia sytuacji nieprzewidzianych, często niezależnych od organizacji, takich jak klęska żywiołowa, czy tych dokonujących się w obszarze gospodarczym, a ostatnio również w zakresie zdrowia publicznego.

Organizacja przygotowana na wystąpienie ewentualnej sytuacji kryzysowej szybciej i sprawniej reaguje w momencie jej wystąpienia, a także w krótszym czasie jest w stanie przywrócić działalność do stanu pierwotnego, w porównaniu do organizacji nieprzygotowanych na dane zjawisko. Zakres oraz szybkość podjętych działań przekłada się na sytuację finansową oraz postrzeganie przedsiębiorstwa przez jej kontrahentów i klientów. 

Tego typu swoisty “test” na zaradność w aspekcie zarządzania kryzysowego dotyczy praktycznie każdego przedsiębiorstwa - nie inaczej jest w przypadku branży EMS, gdzie dobry kontraktowy producent elektroniki dba o zarządzanie ciągłością działania swojej firmy.

Business Continuity Management

czyli Zarządzanie Ciągłością Działania (BCM). Jest to zbiór działań, jakie podejmuje organizacja w celu zapewnienia klientom, dostawcom i pracownikom dostępności jej krytycznych funkcji biznesowych w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej lub innego zakłócenia zwykłego trybu pracy.

BCM jest procesem realizowanym nie tylko w czasie zakłócenia działalności - odnosi się także do czynności wykonywanych codziennie, mających na celu ograniczanie ryzyka wystąpienia sytuacji awaryjnej oraz utrzymywaniu gotowości do natychmiastowej reakcji, gdyby taka okoliczność zaistniała.

Prace w przedsiębiorstwie nad zabezpieczeniem się przed następstwami sytuacji kryzysowej mogą być opracowywane niezależnie, według samodzielnie stworzonej i przyjętej polityki firmy lub być podyktowane już istniejącymi standardami zarządzania. Jednym ze standardów, które wprowadza dobre praktyki w zakresie zarządzania ciągłością działania jest norma ISO 22301 Bezpieczeństwo i odporność – Systemy zarządzania ciągłością działania.

ISO 22301 - System Zarządzania Ciągłością

ISO 22301 jest międzynarodowym standardem dla Systemu zarządzania ciągłością działania. Określa on szczegółowe wymogi dotyczące wdrożenia skutecznego systemu zarządzania ciągłością. Zarządzanie ciągłością działania dostosowane do normy ISO 22301 opiera się na analizie i bierze pod uwagę organizację jako całość. Obejmuje on przywracanie przedsiębiorstwa do pracy po awarii i plany ciągłości działania, które koncentrują się na odzyskiwaniu określonych operacji, funkcji, usług itd.

Zaletami stosowania BCM dostosowanego do ISO 22301 są min. pozyskiwanie nowych kontraktów biznesowych, ochrona dochodów i zysków, ugruntowanie dobrej opinii o marce, a także szybsze odzyskiwanie sprawności po szkodliwym incydencie oraz zgodność z wymogami regulacyjnymi.
 

W jaki sposób kontraktowy producent elektroniki zapewnia zarządzanie ciągłością działania?

Pełna analiza organizacji 

Jest to najtrudniejszy i najbardziej czasochłonny etap. Zarządzanie ciągłością działania powinno opierać się na dogłębnej, posiadającej szeroki kontekst analizie, aby opracowane plany maksymalnie dostosować do specyfiki przedsiębiorstwa. Dlatego w ramach tego elementu zbiera się informacje o samej organizacji i zachodzących w niej procesach, wykorzystując do tego analizę ryzyka (ang. Risk Analysis, RA) oraz analizę wpływu na działanie (ang. Business Impact Analysis, BIA). W efekcie otrzymuje się krytyczne dla dalszego planowania procesy organizacji, dla których wyodrębnia się parametry odtworzenia tychże kluczowych procesów biznesowych i weryfikuje, czy ich realizacja może zostać osiągnięta z satysfakcjonującym wynikiem w przypadku zaistnienia sytuacji kryzysowej.

Dobry kontraktowy producent elektroniki raz ustalony plan poddaje cyklicznym testom oraz weryfikacji jego aktualności i skuteczności. Służą temu między innymi:

• testy planów ciągłości działania – jest to cykliczne sprawdzanie skuteczności planu awaryjnego. Poza weryfikacją skuteczności przyjętej strategii działania, jest to efektywna metoda szkolenia pracowników i budowania świadomości na wszystkich szczeblach organizacji;
• aktualizacje – organizacja, jak i jej otoczenie podlegają ciągłym przekształceniom, dlatego regularne sprawdzanie i dostosowanie do zmieniających się warunków wewnętrznych i zewnętrznych umożliwia utrzymanie efektywnego planu działania na wypadek sytuacji kryzysowej;
• audyt – pozwala stwierdzić, czy powzięty plan spełnia wymogi zgodne z przyjętą przez organizację polityką zarządzania ciągłością działania, przepisami prawa oraz normami i rekomendacjami regulatorów.

Stałe nakłady i inwestycje w technologię

Kontraktowy producent elektroniki, ma świadomość tego, że jednym z najbardziej krytycznych punktów, również w codziennym działaniu, jest wykorzystywana przez niego technologia. Zarówno w kontekście już posiadanego zaplecza - maszyny do montażu SMT powinny podlegać regularnej, okresowej konserwacji - jak również w aspekcie unowocześniania zasobu maszyn, czyli wymieniając je na nowszy model, gdy przestają być w pełni funkcjonalne oraz spełniać normy prawne.

Pozwala to uniknąć przerwania ciągłości produkcji, a także zredukować koszty - jeśli maszyna ulegnie awarii, naprawianie jej jest o wiele bardziej czasochłonne niż okresowa konserwacja. Należy pamiętać również o tym, że gdy maszyna stoi bezczynnie, nie są montowane za jej pomocą produkty, co oznacza finalnie opóźnienie (czyli straty również po stronie Zamawiającego).

Przemyślane zarządzanie łańcuchem dostaw

Ten element niezwykle mocno sprawdziła pandemia Covid-19, pokazując, jak dostępność do surowców, półproduktów oraz gotowych wyrobów na rynkach globalnych wpływa na możliwości produkcji na rynkach lokalnych.

Dobrze zarządzane planowanie materiałowe powinno być elastyczne, aby szybko reagować na zmiany na rynku, takie jak zmiany cen materiałów, opóźnienia w dostawie, a także alternatywni dostawcy poszczególnych komponentów, itp. Dobrzy kontraktowi dostawcy elektroniki, aby efektywniej działać w tym zakresie, korzystają z oprogramowania ERP, w którym wprowadzają zaawansowane parametry planistyczne, które przetworzone przez odpowiednie algorytmy pozwalają nie tylko na bieżącą kontrolę, ale również odpowiednio wcześniejsze reagowanie.